Автоматизация производства: как мы устранили хаос между отделами на машиностроительном заводе
Клиент
Автоматизация передачи проектов между подразделениями на производственном предприятии
Как мы помогли производственному предприятию сократить время согласования с одного часа до пяти минут и создать единое цифровое пространство для работы отделов.
О компании
Каждый новый заказ проходит через множество подразделений: отдел продаж, технический отдел, конструкторское бюро, проектировщиков, технологов, энергетиков, отдел снабжения и производство.
Работа каждого следующего отдела напрямую зависит от того, насколько качественно предыдущий передал информацию. Именно поэтому даже небольшая ошибка или потерянная деталь могут привести к задержкам, повторным согласованиям и дополнительным затратам.
Проблема, с которой обратился клиент
После заключения договора с заказчиком начинается подготовка проекта к производству.
Каждый следующий этап зависит от результатов предыдущего.
На практике взаимодействие между подразделениями строилось через личные разговоры, телефонные звонки и поиск нужного сотрудника по всему предприятию.
Как проходила подготовка проекта
1. Конструкторы разрабатывают эскизы и рабочую документацию
Если закупщику требовалось уточнить комплектацию, он искал конструктора.
2. Проектировщики готовят технические решения
Конструктору нужно было согласовать размеры изделия — он искал проектировщика.
3. Закупщики определяют потребность в материалах
Проектировщики не могли начать следующий этап, пока не завершался предыдущий.
4. Технологи рассчитывают производственные процессы
Информация передавалась устно, каждый понимал её по-своему, а результаты договорённостей практически нигде не фиксировались.
согласования
информации
К чему это приводило
В итоге одно небольшое уточнение занимало до одного часа рабочего времени.
А за время подготовки одного проекта подобных согласований происходили десятки.
Главной проблемой была даже не скорость.
Самым большим риском являлось качество передачи информации. Через несколько дней уже невозможно было понять, кто именно согласовал изменения, какая версия документа является актуальной и почему было принято то или иное решение.
Что мы предложили
После анализа процессов стало понятно, что предприятию нужен не просто инструмент постановки задач.
Необходимо было создать единое цифровое пространство, в котором каждый участник проекта будет работать с одной и той же информацией.
Мы предложили автоматизировать процесс передачи проектов между подразделениями на базе Битрикс24.
Основной задачей стало не только ускорить согласования, но и сделать их полностью прозрачными и управляемыми.
Что было важно решить
задача 1
Единая информация
Каждый участник проекта должен работать с одной и той же информацией.
задача 2
Прозрачность
Нужно было понимать, кто согласовал изменения, какая версия документа актуальна и почему было принято то или иное решение.
задача 3
Управляемость
Процесс должен был переходить на следующий этап только после заполнения обязательной информации и фиксации результата.
Решение GEEKSPACE
Мы разработали отдельный смарт-процесс в Битрикс24, который сопровождает проект с момента передачи заказа из отдела продаж до запуска производства.
Теперь вся информация по проекту хранится в одной карточке.
Что фиксируется в карточке проекта
- технические требования;
- эскизы и проектная документация;
- комментарии специалистов;
- результаты согласований;
- перечень необходимых материалов;
- задачи для смежных подразделений;
- история всех изменений.
Как работает процесс
1. Для каждого этапа были настроены обязательные поля
Пока ответственное подразделение не заполнит необходимую информацию и не прикрепит результаты своей работы, процесс не сможет перейти дальше.
2. Конструктор обязан загрузить утверждённый эскиз
Это фиксирует результат работы и делает его доступным для следующих участников процесса.
3. Закупщик — указать необходимые материалы
Информация по материалам хранится в карточке проекта и не теряется при передаче между отделами.
4. Следующий отдел начинает работу только после завершения предыдущего этапа
Таким образом мы автоматизировали не только передачу информации, но и ответственность каждого участника процесса.
поля
этапов
Что изменили во время пилотной эксплуатации
Во время пилотной эксплуатации стало понятно, что первоначальная логика автоматизации получилась слишком детализированной.
Совместно с заказчиком мы переработали процесс, убрали лишние действия и сделали его максимально удобным для ежедневной работы сотрудников.
Что изменилось после внедрения
Сотрудникам больше не приходится искать нужного специалиста по всему предприятию или выяснять детали в личных разговорах.
Большинство вопросов теперь решается внутри карточки проекта.
Каждый участник процесса видит:
- текущий статус проекта;
- кто отвечает за следующий этап;
- какие документы уже подготовлены;
- какие материалы необходимо закупить;
- какие решения были приняты ранее.
Все согласования фиксируются в системе, поэтому информация больше не теряется и не искажается при передаче между отделами.
Результат
Что удалось улучшить
Скорость
время одной итерации согласования сократилось примерно с 1 часа до 5 минут;
Документы
все документы и история согласований теперь хранятся в одном месте;
Ответственность
каждый этап проекта имеет конкретного ответственного;
Качество передачи
исключены ситуации, когда информация передаётся устно и интерпретируется по-разному;
После внедрения нового процесса предприятие получило единое цифровое пространство для взаимодействия всех подразделений.
Удалось добиться сразу нескольких важных изменений:
- значительно уменьшилось количество повторных уточнений между отделами;
- повысилось качество взаимодействия между продажами, конструкторами, проектировщиками, снабжением и производством.
Самое главное — сотрудники стали тратить рабочее время не на поиск информации и выяснение деталей, а на выполнение своих непосредственных задач.
Итог
Этот проект показал, что автоматизация производственного предприятия — это не только внедрение новой системы.
В первую очередь это создание единого информационного пространства, в котором все подразделения работают с актуальными данными, понимают свою ответственность и взаимодействуют по единым правилам.
Именно такой подход позволяет сократить внутренние потери времени, уменьшить количество ошибок и ускорить подготовку заказов к производству.
Хотите автоматизировать передачу проектов между отделами?
Поможем описать процесс, настроить смарт-процесс в Битрикс24 и создать единое цифровое пространство для работы продаж, конструкторов, проектировщиков, снабжения и производства.
