Внедрили Битрикс24 в компанию, занимающуюся меловыми добавками и логистикой

Задачи клиента

Клиент обратился с запросом на внедрение CRM-системы  для систематизации и автоматизации ключевых процессов: продаж, закупок и логистики. На старте в компании отсутствовал централизованный инструмент управления — задачи ставились вручную, информация передавалась в мессенджерах и через электронную почту, история работы по сделкам не сохранялась. Это приводило к дублированию действий, ошибкам в сроках и потере контроля за процессами.

Перед нами стояли следующие задачи:

• Внедрить инструменты для контроля работы менеджеров и прозрачного ведения сделок.
• Автоматизировать рутинные процессы в отделах закупок и логистики.
• Организовать хранение информации о договорах, перевозчиках и контрагентах в структурированном и доступном виде.
• Обеспечить фиксацию и обработку входящих звонков с последующим созданием лидов и сделок.
• Настроить взаимодействие между отделами в рамках единой системы, исключив ручную передачу информации.
• Упростить контроль сроков, напоминания и согласования за счёт автоматизированных сценариев.

Основная цель — создать единую цифровую среду, в которой каждый сотрудник будет работать по понятным правилам и видеть, на каком этапе находится каждый процесс.

Решение задачи

Мы начали с анализа текущих бизнес-процессов в отделах продаж, закупок и логистики. На основе этого сформировали архитектуру CRM в Битрикс24  и приступили к внедрению.

Что было сделано:

1. Автоматизация продаж:

• Настроили воронку продаж со стадиями и триггерами, которые запускают автоматические действия: постановку задач, проверку наличия договора и другие шаги.
• Создали карточки сделок, компаний и контактов, включая отдельный шаблон карточки для логистов.
• Добавили каталог товаров с актуальной номенклатурой (запланирована полная интеграция с 1С).
• Подключили телефонию от Билайн — теперь все входящие звонки фиксируются в CRM, по ним автоматически создаются лиды и сделки.

2. Автоматизация закупок и логистики:

• Настроили отдельный смарт-процесс для работы отдела закупа. В нём реализованы стадии процесса, карточки для сотрудников с нужной информацией, а также автоматические напоминания.
• Создали бизнес-процессы для отправки запросов поставщикам и контроля сроков поставок.
• Настроили взаимосвязь между бизнес-процессами и смарт-процессами, что обеспечивает единый цикл обработки информации.
• Разработали справочник по перевозчикам — отдельный смарт-процесс, в котором хранятся данные о контрагентах и их условиях.

3. Управление договорами:

• Внедрили смарт-процесс для хранения информации о договорах, сроках их действия и актуальности.
• Организовали проверку наличия действующего договора при работе с клиентом — система автоматически уведомляет, если договор неактуален или отсутствует.

Результат

За счёт внедрения CRM  и автоматизации процессов компания получила:

• Снижение трудозатрат на рутинные операции — сотрудники перестали тратить время на ручной контроль и дублирование информации.
• Повышение прозрачности — стало видно, на каком этапе находится каждая сделка или закупка, кто за что отвечает, какие сроки стоят.
• Более слаженное взаимодействие отделов — логисты, закупщики и продавцы работают в одной системе и по согласованным процессам.
• Увеличение скорости обработки входящих запросов — благодаря связке телефонии и CRM ни один звонок не теряется, каждый лид конвертируется в сделку.

Мы продолжаем сотрудничество с клиентом, готовим к запуску интеграцию с 1С и расширение функционала CRM для ещё более точного контроля над логистикой и финансами.