Студия дизайна и ремонта «Квадрат»
Клиент
«Квадрат» – одна из ведущих студий дизайна и ремонта полного цикла, объединяющая дизайнеров интерьеров и инженеров-строителей: от разработки проекта до его комплектации, реализации и декорирования. Находится в Сибири, работают по всей России.
Проблемы, с которыми пришел заказчик:
Компания «Квадрат» обратилась к нам с серьезными проблемами в управлении проектами. В их работе часто возникала путаница в проектах: сотрудники забывали, что обещали клиентам, и не всегда выгружали документы в общий доступ. Когда требовалось быстро найти информацию, начинался хаос, что замедляло работу и снижало эффективность. Контроль задач был практически невозможен: задачи забывались, информация искажалась, сроки не соблюдались. На составление отчетов уходило много времени, а контроль доставки материалов на объекты требовал значительных усилий.
Боли, выявленные в ходе проекта
В процессе работы мы обнаружили дополнительные проблемы:
- Забывчивость дизайнеров: проекты не выкладывались на Google Диск вовремя;
- Контроль сроков: сложности в отслеживании выполнения задач и сроков проектов;
- Накладки по встречам: частые пересечения и забытые встречи;
- Еженедельные/ежемесячные задачи: регулярные задачи часто забывались;
- Формирование договоров: процесс занимал слишком много времени.
Основные требования к системе
Клиент хотел, чтобы система была максимально понятной и удобной для пользователей. На старте планировалось подключить 12 человек, с возможностью увеличения их числа и работы экстранет-участников. Важно было автоматизировать 7 рабочих мест и процессы, включая автоматическое формирование документов и этапов воронок, где комментарии фиксируются и переносятся в карточку сделки.
Основные цели и задачи проекта
Основной целью было напоминание сотрудникам о необходимости загрузки документов в общий доступ. Мы автоматизировали постановку постоянных задач, вот несколько из них – составление и согласование КП, договоров, подготовка референсов, коллажей и визуализаций. Система должна была напоминать о подготовке КП по реализации дизайн-проекта и его согласовании с клиентом, чтобы избежать спешки и ошибок.
Преимущества для заказчика
После внедрения Битрикс24, компания «Квадрат» получила следующие преимущества:
- Собственник: получил полный контроль над процессами и автоматические напоминания о ежемесячных задачах;
- Сотрудники: имеют оптимальную загрузку, появилась видимость загруженности для руководителя, вовремя уведомлены, что позволяет качественно выполнять работу;
- Отчеты: теперь составляются автоматически;
- Документы: формируются нажатием одной кнопки, проверка и отправка занимают всего 15-20 минут;
- Информация о материалах: всегда под рукой, без путаницы.
Этапы проекта
1. Формирование карточки направления: создание структурированной карточки для каждого направления деятельности;
2. Формирование этапов направления: определение ключевых этапов для каждого направления;
3. Подготовка шаблонов для Битрикс24: разработка и настройка шаблонов документов и процессов;
4. Подключение смарт-процесса для направления "Ремонт помещений": автоматизация процессов ремонта;
5. Подключение общей почты: централизованное управление электронной почтой;
6. Отчет по длительности проектов: автоматическое создание отчетов по времени выполнения проектов;
7. Обучение: проведение обучения для сотрудников по работе с новой системой;
8. Запуск в тестовый режим: тестирование системы в реальных условиях;
9. Сдача объекта: финальная проверка и сдача проекта.
Продолжительность:
- Настройка одного направления: 3-4 дня;
- Обучение и опытная эксплуатация: 6 рабочих дней.
Если вы хотите, чтобы ваш бизнес работал так же эффективно и без сбоев, свяжитесь с нами для внедрения Битрикс24 и ощутите все преимущества на себе!