Компания «Новэкс»
Клиент
«НОВЭКС» — ведущее в Сибири предприятие оптовой и розничной торговли косметикой, парфюмерией, бытовой химией и хозяйственными товарами, работающая более 30 лет. Имеет 300+ розничных магазинов и интернет-магазин, где задействовано более 3 000 сотрудников, представлена в 7 регионах Сибири, а также входит в ТОП-5 крупнейших дрогери-сетей.
Проблема:
Компания «Новэкс», имеющая филиалы в разных городах и более 700 офисных сотрудников, столкнулась с серьезными трудностями в документообороте. Каждый служебный документ, будь то заявление на отпуск, командировку или увольнение, требовал согласования со всей вертикалью начальства.
Процесс согласования был крайне неудобным и длительным: сотрудникам приходилось распечатывать документы, искать руководителей, которые могли быть на совещаниях, в командировках или отпусках, и проходить этот круг несколько раз для получения всех подписей. В результате, на согласование одного документа уходило от 5 до 7 дней.
Решение:
Мы предложили компании «Новэкс» перенести процесс согласования документов в систему Битрикс24. Были созданы и настроены шесть бизнес-процессов:
- заявление на командировку;
- прием на работу;
- заявление на отпуск директора филиала;
- изменение графика работы;
- ввод/вывод штатной единицы.
Процесс работы:
Работа началась с бизнес-процесса «заявление на командировку». Разработка проходила поэтапно. Сначала руководитель отдела кадров компании «Новэкс», Наталья Михайловна, представила весь процесс в письменном виде. Сотрудники отдела кадров ранее не работали с Битрикс24, поэтому бизнес-процесс был сначала реализован на тестовом портале. Пользователи протестировали его и убедились в удобстве системы.
После успешного тестирования процесс был перенесен в основной портал компании. Работа с последующими бизнес-процессами шла быстрее, так как пользователи быстро освоились с новой системой.
Результат:
Процессы согласования, которые ранее занимали до 5-7 дней, теперь сокращены до одного часа. Согласование документов стало проще и быстрее. Руководители могут согласовывать документы через приложение на телефоне, находясь где угодно — на совещании, в командировке. Оперативность принятия решений снизила риски несвоевременного документального оформления процессов.
Компания избавилась от множества бумажных документов и автоматизировала архив процессов. Появилась четкая структура действий при создании заявлений, что исключило ошибки при заполнении и сократило время на повторные проверки документации.
Видео-отзыв
P.s.
Мы гордимся тем, что с 2016 года активно сотрудничаем с компанией «Новэкс», помогая им достигать новых высот в автоматизации бизнес-процессов. За это время мы реализовали более 40 успешных направлений, включая ключевые бизнес-процессы, такие как:
- Оптимизация графика отпусков;
- Автоматизация начисления бонусов и доплат;
- Управление переводами между подразделениями и должностями;
- Согласование договоров и рекламных контрактов;
- Эффективное оформление увольнений сотрудников и другие.
Наш опыт с «Новэкс» демонстрирует, как мощь Битрикс24 может преобразить бизнес, сделав его более гибким и продуктивным. Скоро мы запустим серию кейсов, в которых детально покажем, как наш клиент добился выдающихся результатов с помощью одного инструмента.
Хотите, чтобы ваш бизнес достиг таких же впечатляющих результатов? Свяжитесь с нами, и мы поможем вам внедрить Битрикс24, обеспечив максимальную эффективность и безупречное управление процессами!
База знаний с методическими рекомендациями по работе с настроенным функционалом
