Автоматизация заполнения табелей рабочего времени
Клиент
Автоматизация заполнения табелей рабочего времени
Как мы связали 1С:Камин и Битрикс24, чтобы руководители подразделений заполняли табели в привычной системе, а данные автоматически возвращались в зарплатную базу.
подразделений подключено к процессу
экономия бухгалтерии каждый месяц
ускорение заполнения табелей
ручного переноса данных в 1С
Клиент
Крупная компания с разветвлённой организационной структурой и большим количеством сотрудников в разных подразделениях (всего 10 подразделений). Для корректного расчёта заработной платы важно своевременно собирать данные по отработанному времени: дневным и ночным сменам, часам работы и другим показателям, которые отражаются в табеле учёта рабочего времени.
Задача
Клиенту требовалось упростить процесс заполнения табелей и снизить нагрузку на бухгалтерию. На момент обращения учёт зарплаты вёлся в конфигурации 1С:Камин Зарплата. В ней формировался документ «Табель учёта рабочего времени», где по каждому сотруднику вручную указывались отработанные часы по дням месяца.
Проблема была в том, что руководители подразделений, владеющие информацией о рабочем времени, не имели доступа к 1С, зато работали в Битрикс24. Нужно было организовать процесс так, чтобы:
- руководители заполняли табели в удобном интерфейсе;
- бухгалтерия не переносила данные вручную;
- заполненные табели автоматически возвращались в зарплатную систему.
Как процесс работал раньше
1. Бухгалтерия формировала таблицы в Excel
До автоматизации бухгалтерия формировала таблицы в Excel и передавала их руководителям через мессенджеры.
2. Руководители заполняли данные вручную
Руководители заполняли данные по своим сотрудникам и отправляли файлы обратно.
3. Бухгалтер переносил информацию в 1С
Затем бухгалтер вручную переносил информацию из Excel в 1С:Камин.
4. Возникали ошибки и потери времени
Такой подход приводил к двойному вводу данных, потерям времени (на один табель уходил час, а на ручной перенос по всей компании — 15 часов в месяц), риску ошибок и отсутствию прозрачности (кто и когда заполнил табель, было непонятно).
Решение
Наша команда (программисты 1С и специалисты по Битрикс24) разработала интеграционную обработку между 1С:Камин Зарплата и Битрикс24.
Механизм работает следующим образом:
01
1С формирует данные
1С формирует данные по сотрудникам, подразделениям, сменам и дням месяца, создаёт Excel-файл с табелем и через задачу в Битрикс24 направляет его руководителю соответствующего подразделения.
02
Руководитель заполняет табель
Руководитель открывает файл, заполняет часы работы сотрудников и завершает задачу.
03
Файл возвращается в 1С
Робот возвращает заполненный файл обратно в 1С, где обработка считывает данные, переносит их во внутреннюю таблицу и актуализирует документы табеля в 1С:Камин.
04
Решение масштабируется
Пилот запустили на одном подразделении. После успешного тестирования решение масштабировали на все 10 подразделений.
Технические особенности проекта
Проект занял несколько месяцев, так как на стороне клиента использовался сервер на Linux, что добавило технические нюансы с каталогами обмена файлов и доступами к инфраструктуре.
Однако команда адаптировала решение, и сейчас механизм работает стабильно.
Результат
Табели стали цифровым процессом
Компания перевела заполнение табелей из ручного обмена файлами в управляемый цифровой процесс.
Бухгалтерия экономит 15 часов в месяц
Эти часы теперь тратятся на контроль, а не на ручной перенос данных.
Процесс стал прозрачным
Видно, кто и когда заполнил табель. Руководители работают в Битрикс24, не заходя в 1С.
Что это дало бизнесу
Главный эффект — снижение ручной нагрузки на бухгалтерию и упорядочивание сбора данных по рабочему времени.
Вместо цепочки «сформировали файл — отправили руководителю — получили обратно — вручную перенесли в 1С» компания получила автоматизированный контур, в котором Битрикс24 выступает удобной средой для постановки задач и сбора информации, а 1С остаётся основной системой для расчёта зарплаты.
Такой подход особенно полезен для компаний, где руководители подразделений не работают напрямую в 1С, но регулярно участвуют в заполнении первичных данных.
Итог
Проект показал, что 1С и Битрикс24 можно эффективно использовать вместе.
Решение продолжает применяться в работе клиента — сотрудники клиента сами поддерживают его и актуализируют при необходимости. Мы разработали интеграцию, которая связала эти системы и помогла автоматизировать один из самых трудоёмких регулярных процессов — сбор и загрузку табелей рабочего времени.
Хотите автоматизировать обмен данными между 1С и Битрикс24?
Проведём обследование процессов, подготовим архитектуру решения и реализуем интеграцию под задачи вашей компании.
