Увеличили скорость обработки заявок за счет внедрения корпоративного портала

Задачи клиента

Изначальный запрос звучал просто: «CRM должно быть просто и удобно». Однако за этим стояло сразу несколько реальных проблем, с которыми сталкивалась команда каждый день:

• Работа с заявками велась вручную, данные терялись, не фиксировались вовремя, телефония не была связана с CRM.
• Не было единой клиентской базы: часть информации хранилась в мессенджерах, часть — в таблицах, часть — в голове менеджеров.
• Менеджеры действовали каждый по-своему, не придерживаясь единой схемы. Это снижало управляемость, замедляло продажи и приводило к ошибкам.
• Не хватало прозрачности: руководство не могло отследить на каком этапе находятся сделки, как обрабатываются заявки, насколько эффективны менеджеры.
• Документооборот — согласование КП и договоров — происходил не структурированно, без контроля и с потерей времени.

Решение задачи

Мы провели серию интервью с руководителями и ключевыми пользователями, сформировали подробную карту процессов и предложили поэтапную автоматизацию:

• Настроены две воронки продаж: для стандартных и тендерных продаж.
• Настроены роботы, туннели, обязательные поля, автоматические задачи и уведомления.

• Реализован смарт-процесс "Выписка образца товара", связанный со сделкой. Теперь клиентский образец легко отслеживается — по стоимости, времени и сделке.
• Настроены три бизнес-процесса:
– Согласование договора с юридическим департаментом (включена логика возврата на доработку и автоматической постановки задач).
– Согласование КП с несколькими ответственными по условиям.
– Работа с реквизитами компаний в сделке.

• Интегрированы телефония Asterisk и Билайн через два приложения.
• Настроены входящие и исходящие звонки, лидогенерация из звонков, конвертация в сделки, распределение задач.

• Создана единая база клиентов, настроены удобные карточки с представлениями под каждый отдел.
• Обеспечен быстрый обзвон клиентов прямо из CRM.
• Обработка заказов из интернет-магазина перенесена в воронки CRM.

• Настроены планы продаж, визуальные отчёты по лидам, сделкам, эффективности менеджеров.

Проведено обучение для руководителей отделов, чтобы они могли контролировать работу и получать нужную аналитику.

Результаты:

1. Централизованная работа с обращениями

• Вся входящая телефония интегрирована с CRM: лиды автоматически создаются и конвертируются в сделки.
• Исключены потери обращений, каждый клиент «под контролем».
• Регулярные исходящие обзвоны также ведутся из CRM.

Благодаря интеграции телефонии и автоматизации задач, среднее время на обработку входящего обращения сократилось с 30 до 10 минут.

• Менеджеры работают по выстроенной воронке с обязательными полями.
• Переходы между этапами строго регламентированы.
• Все действия фиксируются, повысился контроль со стороны руководителей.

• Внедрены бизнес-процессы по согласованию договоров и коммерческих предложений (сократилось время на подготовку и согласование документов в среднем на 40%).
• Настроены смарт-процессы для учета образцов товара с автоматическим созданием задач и согласований.
• Исключены ручные ошибки и задержки в работе.

• Вся история взаимодействия хранится в CRM.
• Быстрая сегментация и фильтрация данных.
• Руководители получают актуальные отчёты по продажам, планам и активности менеджеров.

• Сокращение времени обработки заявок более чем в 2 раза.
• Существенное снижение трудозатрат на рутинные операции.
• Рост управляемости и прозрачности процессов во всех отделах.

Благодаря роботам и смарт-процессам было автоматизировано до 60% рутинных действий менеджеров и административных сотрудников.