Автоматизировали закупку и продажу зерновых в ООО «РУСАН ЭКСПОРТ»

Задача:

До внедрения системы компания сталкивалась с рядом проблем:

• Отсутствие единого механизма фиксации предложений от поставщиков.
• Сложности при подборе наиболее выгодного покупателя среди множества клиентов.
• Длительный и неточный расчет транспортных расходов.
• Недостаток прозрачности в финансовых показателях по каждой сделке.
• Нужда в обучении сотрудников современным инструментам автоматизации.

Решение

После предпроектного обследования наша команда внедрения предложила комплексное решение, которое позволило связать все ключевые процессы компании в единую систему.

1. Автоматизация фиксации предложений поставщиков
В первую очередь был создан смарт-процесс «Культуры на продажу». Теперь менеджеры фиксируют в системе все данные по культуре — от информации о поставщике и посевной площади до фото образцов и обсуждаемой цены. При переходе сделки в стадию «Горячее предложение» система автоматически проверяет корректность данных и готовит их к дальнейшей обработке. Это позволило избавиться от хаотичных таблиц и устных договоренностей.

2. Подбор наиболее выгодного покупателя
Далее был разработан смарт-процесс «Подбор лучшего покупателя». При появлении нового предложения система автоматически формирует список клиентов, сортируя их по маржинальности. Менеджеру не нужно вручную пересчитывать стоимость доставки или анализировать десятки ценовых предложений — карточки покупателей формируются в фоновом режиме. Это сократило время подготовки сделки и дало возможность сосредоточиться на переговорах.

3. Расчет транспортных расходов
Отдельное внимание уделили транспортной составляющей. Для этого был настроен смарт-процесс «Стоимость транспортных услуг», связанный с сервисом Яндекс.Карт. Теперь расстояние между складами поставщика и покупателя рассчитывается автоматически, а система сама считает примерную стоимость доставки. Этот показатель сразу включается в расчет маржинальности, что делает итоговые данные приближенным к реальным данным.

4. Единый расчет финансовых показателей
Чтобы связать все элементы, был внедрен бизнес-процесс автоматического пересчета финансовых данных. При изменении закупочной или продажной цены, а также при корректировке условий доставки система сама обновляет расчеты во всех связанных карточках. Благодаря этому руководство всегда видит актуальную картину рентабельности каждой сделки.

5. Обучение и поддержка сотрудников
Завершающим этапом стало обучение команды заказчика. Сотрудники получили подробные инструкции в виде базы знаний и прошли очные занятия по работе с задачами, проектами и новыми смарт-процессами. В течение периода опытной эксплуатации мы сопровождали проект и вносили корректировки, чтобы система максимально учитывала специфику бизнеса клиента.

Результаты

• Время на подбор оптимального покупателя сократилось.
• Транспортные расходы стали рассчитываться автоматически, без ручного ввода.
• Сотрудники получили единый инструмент работы с предложениями поставщиков и клиентами.
• Управленцы получили прозрачную аналитику по маржинальности и возможность приоритизировать сделки.
• Компания снизила риск ошибок и ускорила процесс принятия решений.

Выгоды для заказчика

• Рост прибыли за счет правильного выбора покупателей и исключения невыгодных сделок.
• Экономия времени менеджеров, которые теперь работают с автоматизированными процессами.
• Прозрачность всех данных — от поступления предложения до заключения сделки.
• Повышение конкурентоспособности на рынке зернотрейдинга.

Данный проект реализован на базе АгроCRM24, специализированного решения для зернотрейдеров и переработчиков.
Опыт ООО «РУСАН ЭКСПОРТ» показывает, что система позволяет:

• наладить учет закупа и продаж зерна,
• автоматически считать транспортные издержки,
• быстро находить лучших покупателей,
• повышать прибыльность бизнеса за счет точных управленческих решений.