Автоматизировали документооборот в строительной компании

Задачи клиента

Компания столкнулась с рядом проблем в работе с документами, особенно при согласовании договоров и контроле их исполнения. На момент обращения весь документооборот вёлся вручную или с использованием несвязанных между собой файлов и таблиц. Это приводило к постоянным задержкам, потере истории правок, отсутствию прозрачности на этапах согласования и сложностям при пролонгации договоров.

Ключевые проблемы, с которыми столкнулся клиент:

• Централизовать работу с документами внутри единой системы;
• Организовать поэтапное согласование договоров с учётом типов, сумм и сторон;
• Исключить ошибки, связанные с человеческим фактором при отслеживании сроков;
• Сохранять историю изменений и комментариев для упрощения пролонгации;
• Обеспечить контроль за исполнением условий договоров после подписания;
• Повысить скорость принятия решений и прозрачность всех процессов.

Целью проекта стало создание единого цифрового пространства для управления договорами — от согласования до исполнения.

Решение задачи

Для начала мы провели серию интервью с владельцем процесса и ключевыми сотрудниками, чтобы понять, где именно происходят задержки и потери информации. Изучили действующие регламенты и составили модель автоматизированного документооборота на базе Битрикс24.  После согласования концепции с клиентом перешли к реализации.

Проект включал настройку двух взаимосвязанных подпроцессов:

1. Согласование документов

• Построены гибкие маршруты согласования в зависимости от условий договора (тип, сумма, стороны).
• Включены этапы с привлечением рецензентов и сбором комментариев.
• Настроена автоматическая генерация протокола разногласий и листа согласования.
• Реализован механизм контроля сроков с напоминаниями и уведомлениями.
• Учтена возможность фиксировать пожелания к условиям пролонгации.

2. Контроль исполнения договоров

• Автоматически создаются задачи по ключевым этапам исполнения.
• В случае нарушения условий договора куратор получает уведомление.
• Информация о ходе исполнения доступна при подготовке к пролонгации.

Все процессы связаны между собой и работают внутри Битрикс24,  что обеспечило целостность системы и удобство для сотрудников.

Результат

Автоматизация документооборота позволила клиенту:

• Сократить сроки согласования документов за счёт автоматизации маршрутов и напоминаний.
• Упростить процесс пролонгации — вся история согласования теперь фиксируется автоматически.
• Исключить просрочки и нарушения условий за счёт встроенного контроля исполнения.
• Повысить прозрачность и управляемость работы с договорами.

Мы продолжим сотрудничество с клиентом, чтобы расширить функционал и поддерживать эффективность процессов.